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初探信息技术在高校工程审计项目管理中的应用
来源:目标督察与资产管理办公室作者:陈大志发布时间:2016-04-29 09:39:45

  随着我国教育事业的快速发展,国家对教育经费投入逐年增加,高校建设步伐逐步加大,同时,学校对经济活动的管理也越发严格,不断扩大的校区规模和资金投入对高校工程审计管理工作带来了挑战,也提出了更高的要求。目前,受制于传统的思维模式和落后的技术条件,高校工程审计质量和效率已跟不上时代的步伐。为满足教育部对高校工程建设项目全过程审计管理的新要求和现行工程量清单计价新模式,高校工程审计管理工作必须改变原有的思维、模式和方法,顺应内部审计管理信息化和高校“数字化”战略新趋势,将信息技术应用到高校工程审计项目管理中来。

  一、工程审计自身特点的需求

  根据工程建设项目期间的不同,高校建设工程的审计环节含前期的设计概算、工程量清单编制、招投标、合同审计等,中期施工的图纸会审、隐蔽工程现场核查、设计变更审查、工程签证审查、设备、材料价格审查、工程索赔审查、验收审查等,后期的工程结算、决算审计等。工程审计管理工作涉及的内容多、范围广。同时,因大型工程建设项目的时间跨度大,并且要采取全过程跟踪审计,常规的手工管理方式往往会造成项目后期审计资料获取不及时。

  二、管理工作自动化的需求

  不同于财务审计项目,工程审计项目量较大,大部分项目审计周期较短,工程审计项目信息需要不断更新。从事工程审计工作相关的领导需要实时安排审计任务,随时掌握项目进度和质量,并统计一段时期内的合同金额、送审金额和审减率等。具体实施审计的工作人员需要按照任务安排,根据流程要求,规范审计。传统的手工管理方式根本无法实现信息查询、统计和数据共享,无法满足工程审计管理工作自动化要求。

  三、工程审计管理信息化建设发展瓶颈

目前,从事工程审计,乃至内部审计人员存在两种状态:一是对传统的审计方式和流程比较熟悉,也积累了丰富的审计经验,但由于年龄偏大,对计算机和网络实际应用水平较低等原因,信息化主动意识不强,存在畏难情绪,思想上不积极,将传统的审计管理方式转换为信息化管理,有一定的困难。二是对计算机运用和操作技能比较熟悉,但由于审计工作对相关工作人员所学专业要求比较严格,所以这部分工作人员对计算机熟悉也只是停留在办公软件的使用等方面,实质性的程序开发、设计和编译检测上还远没有达到审计管理信息化要求。另外,若从事审计工作时间不够长,没有积累丰富的审计经验,根本不清楚该用信息技术来实现哪些功能以替代传统审计管理方式。

  四、高校工程审计管理信息化探析

  1、提高思想认识

加大对审计人员的教育力度,促使审计人员深刻领会工程审计管理信息化在实际工作中的重要意义,在思想上克服畏难情绪,转变观念,主动作为,从繁重的手工劳动,从大量、重复、枯燥的计算中解脱出来。强化审计人员科技强审的意识,要使审计人员认识到信息化建设是适应审计事业发展的必然要求,自觉投入到审计信息化建设中去,加强对工程审计管理信息化探索和研究。同时,学校领导也要高度重视,要从促进全面管理规范化、自动化看待工程审计管理信息化的发展,用发展的眼光看待信息化建设的必要性。

  2、提升审计队伍素质

  国家原审计长李金华讲:“审计信息化是一场革命”。“不掌握计算机技术将失去审计资格”。要加快工程审计管理信息化建设,必须重视审计队伍建设,尽快培养一批既精通工程审计业务又掌握计算机技术,并具有信息化思维的人才。一是要把好进口关,挑选真正适合工程审计需要的人才进入审计机构;二是要把好培训关,重视工程审计人员后续教育,将培训信息技术应用列入培训计划;三是要把好组合关,将工程审计经验程度、计算机应用能力高低、年龄大小等因素考虑在内,科学合理配置审计组成员。

  3、高校工程审计管理信息化初探

  (1) 工程审计数据、资料的输入

数据、资料的输入是工程审计管理信息化的最基本要求,具体来说就是输入送审时间、审定时间、申报单位、项目名称、施工单位、送审金额、审定金额等,并按照一定的分类标准进行存储和排序。为减少信息输入的工作量,并尽可能避免人为输入错误的发生,实现信息自动化处理,审计状态(立项、正在审计、已出征求意见稿、已出审计报告)要根据相关数据信息自动生成,如:送审时间、审定时间等。审减金额、审减率、审增率等要根据送审金额、审定金额和审增金额等自动生成。分管审计工作的处领导负责输入审计组长和审计组员。

  (2)数据查询

由于工程审计项目一般较多,信息量较大,所以建立数据查询模块是非常有必要的,主要的查询条件有:审计组长、申报单位、审计机构、项目审计状态、项目编号、项目名称、施工单位、合同内容、送审金额、送审时间、审定时间等。通过“审计状态”和“审计组长”组合查询,审计人员能够清晰的了解目前正在开展审计项目。此外,为对审计报告单和审计合同进行连续编号,还需要增加最大审计报告单编号和最大审计合同编号搜索功能。

  (3)数据统计

由于工作需要,往往需要统计一段时间内完成的工程审计项目总个数、送审金额、审定金额、审减金额和审减率等,所以建立数据统计模块,并且统计数据随着查询条件的变化而变化很有必要,有利于分管审计工作的处领导把控全年的工程审计项目进度。

  (4)数据导出

  数据导出分为两种形式。一种是直接将按照一定条件查询后产生的全部数据信息导出到Excel表格中,以便于后续操作。另外一种是将固定的项目信息导出到模板文件中,如:某一个工程项目已经审结完,需要出具审计报告单,那么与这个工程项目相关的申报单位、送审时间、送审金额、审定金额、审减金额等信息需要导出到模板固定的审计报告单相应位置中,这样审计人员只需要点击一下“按钮”,就可以完成审计报告单的制作,节省了时间,提高了效率。    

  高校工程审计管理信息化建设是一项系统工程,需要内审人员在认识上进一步提高,技能上进一步加强,行动上更加积极,并且合理利用信息技术,充分发挥审计人员的潜力。也只有这样,才能不断提高工程审计质量和效率。(该文已收录在《教育审计》杂志2015年第四期)


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